שינויים בשמירת קבצים ב-OneDrive: המדריך השלם למשתמשים ללא רישוי

מיקרוסופט הכריזה כי החל מה-27 בינואר 2025, כל חשבון OneDrive שהינו ללא רישיון במשך יותר מ-93 ימים יועבר לסל המיחזור או יישמר בארכיון. חשבון OneDrive ללא רישיון יכול להיווצר כאשר משתמש עוזב ארגון ונמחק ממשק הניהול של Microsoft 365 לפרטים נוספים לגבי תהליך מחיקת חשבון משתמש ניתן למצוא כאן https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/add-users/delete-a-user?view=o365-worldwide

בעבר, חשבון OneDrive ללא רישיון היוותה דרך לארגונים לשמור נתונים ללא תשלום. אם משתמש עזב, ניתן היה להשבית את החשבון ולהסיר את הרישיון, אך הנתונים נשמרו ללא תשלום למיקרוסופט. מיקרוסופט טוענת כי חשבונות OneDrive ללא רישיון יכולים להוות סיכון אבטחה ותאימות, וכן ליצור בלבול ושכפול קבצים.

החל מה-27 בינואר 2025, אלא אם כן קיימות מדיניות שמירה (Retenation Policy), נתוני OneDrive מחשבונות ללא רישיון או ממשתמשים שנמחקו יועברו לסל המיחזור למשך 93 ימים לאחר שהחשבון הופך ללא רישיון. הנתונים יישארו בפח המיחזור למשך 93 ימים נוספים לפני מחיקה קבועה. גם עם מדיניות שמירה , לאחר 93 ימים, הנתונים מחשבונות OneDrive ללא רישיון או ממשתמשים שנמחקו יועברו לארכיון.

במידה ותפעילו את שירות Microsoft Archive של מיקרוסופט – מיקרוסופט מאפשרים להעביר את המידע עבור המשתמשים ללא רישוי לסביבת ה-Archive בעלויות נמוכות לטובת שמירת כלל התוכן עבור משתמשים אלו

העלויות הרשמיות של Microsoft Archive הינן:

תשלום חודשי של $0.05/GB עבור כל החשבונות ללא רישיון
לקוח שירצה להפעיל מחדש את החשבון יצטרך לשלם $0.60/GB עבור הפעלה מחדש (חד פעמי)

כיצד מפעילים את Microsoft Archive?

שירות Archive הינו שירות מבוסס Microsoft Azure על בסיס Pay As you go להלן השלבים בשביל להפעיל את השירות
1. יצירת חשבון Azure Subscription בתצורת Syntex Pay-as-you-go
2. הפעלת שירות Microsoft Archive עבור חשבונות OneDrive ללא רישוי

כיצד לנתח כמה מידע יש לי עבור משתמשים ללא רישוי?

בכדי לקבל תמונת מצב בטננט מה כמות המשתמשים ללא רישוי ומה הנפח שלכם (לטובת חישובי עלות) ניתן לגשת
1. ממשק הניהול של SharePoint Online
2. Reports
3. OneDrive Accounts – שם תוכלו לקבל את כל המידע הדרוש בנושא

לפרטים נוספים והמאמר המלא של מיקרוסופט בנושא – מצ"ב קישור: https://learn.microsoft.com/en-us/sharepoint/unlicensed-onedrive-accounts

כותב המאמר: Nati Papirovich, Productivity & Collaboration Specialist | Copilot MVP , UBTECH